Manual del Sistema - VehiTotal Back Office

Pantalla de inicio y barra de herramientas

Al ingresar al sistema la pantalla se divide en tres zonas principales. Conocelas para orientarte desde el primer dia.

Zona 1 — Barra superior (Header)

Logo Vehitotal 360

Esquina superior izquierda. Clic aqui te lleva al Dashboard desde cualquier pantalla. Es como el boton "Inicio" del explorador.

Buscador global

Barra grande central. Escribe el numero de una OC, nombre de un cliente, numero de factura, codigo de producto o de reclamo y presiona Enter. Atajo de teclado: Ctrl+K.

Campana de notificaciones

Si tiene un numero rojo encima, hay alertas nuevas sin revisar. Clic para ver la lista de eventos que requieren atencion.

Menu de usuario

Clic aqui despliega: tu nombre y email, selector de tema visual, Mi Perfil, Manual del Sistema y Cerrar sesion.

Zona 2 — Sidebar (menu lateral izquierdo)

El panel lateral organiza todos los modulos por categoria. El item en naranja = pantalla donde estas actualmente.

Categoria	Modulos	Quien lo usa?
Acceso rapido	Dashboard	Todos
Operaciones	Ordenes de Compra · Plantilla de Compra · Foresight · Reclamos	Comercial, compras, logistica
Cartera & Cobro	Cartera · Recibos de Caja	Financiero, cobros, tesoreria
Comisiones	Comisiones · Calculo de Comisiones	Asesores comerciales, Gerencia
Catalogo	Productos · Clientes · Importaciones	Comercial, administrativo
Analisis & Admin	Reportes · Parametricas · Administracion	Gerencia, administradores

No ves un modulo? Tu perfil no tiene permiso para el. No es un error. Pide acceso a tu administrador si lo necesitas para tu trabajo.

Zona 3 — Contenido principal

El area grande del centro-derecha. Aqui aparece el contenido de cada pantalla: listas, formularios, detalles y graficas. Cambia con cada modulo que seleccionas.

En movil o tableta: el sidebar se oculta automaticamente. Usa el boton de menu ☰ en la barra superior para abrirlo.

Dashboard — Panel principal

El Dashboard es la pantalla de bienvenida. Te da en menos de 30 segundos el estado actual del negocio.

Que ves en el Dashboard?

Tarjetas KPI (indicadores)

Numero grande: valor actual del indicador.
Porcentaje con flecha: variacion vs periodo anterior. Flecha verde arriba = mejora. Roja abajo = desmejora.
Titulo: que mide ese numero.

Alertas y pendientes

OC sin movimiento reciente.
Facturas vencidas sin pago.
Reclamos sin respuesta.
Clic en cualquier alerta: vas directo al registro.

Ruta recomendada para iniciar el dia

1

Revisa las alertas en rojo primero

Vencimientos o situaciones que necesitan accion inmediata hoy.

2

Verifica el KPI de cartera vencida

Crecio desde ayer? Ve a Cartera y actua.

3

Revisa OC en estado Pendiente

Las que llevan dias sin moverse necesitan atencion de compras.

4

Atiende reclamos activos

Un reclamo mas de 3 dias sin respuesta dania la relacion con el cliente.

Datos desactualizados: el Dashboard muestra el estado al momento de cargar la pagina. Presiona F5 para refrescar.

Ordenes de Compra (OC)

Una OC es el documento oficial que aprueba una compra a un proveedor. Sin OC registrada, la compra no tiene validez en el sistema.

Columnas de la lista de OC

Columna	Que significa?	Ejemplo
Nº OC	Codigo unico del documento. Se genera automaticamente.	OC-2026-00145
Proveedor	Empresa a quien se le compra.	Autopartes del Norte S.A.S.
Fecha emision	Cuando se creo la OC.	01/06/2026
Valor total	Suma de todos los items incluido IVA.	$1.814.750
Estado	Etapa actual de la OC.	En proceso

Estados de una OC

Pendiente

Creada pero no aprobada ni enviada al proveedor. Requiere revision.

En proceso

Aprobada y enviada. Se espera la entrega de productos.

Completada

Todos los productos recibidos y verificados. Cerrada exitosamente.

Cancelada

Anulada antes de completarse.

Cerrada

Archivada. Solo consulta, sin modificacion.

Como buscar una OC

1

Por numero:

Escribe "OC-2026-00145" en el buscador de la tabla. Filtra mientras escribes.

2

Por estado:

Desplegable "Estado" para ver solo las Pendientes o En proceso.

3

Por fecha:

Define rango "Desde / Hasta" para un periodo especifico.

Detalle de una OC

Clic en el numero de OC para abrir la pantalla de detalle:

Datos generales

Numero, proveedor, fecha, condicion de pago, observaciones.

Lineas de productos

Una fila por producto: Referencia · Descripcion · Cantidad · Precio unitario · Subtotal.

Totales

Subtotal sin IVA · IVA calculado · Total final a pagar al proveedor.

Ejemplo de OC bien diligenciada

Nº OC: OC-2026-00145 · Proveedor: Autopartes del Norte S.A.S.
Fecha: 01/06/2026 · Condicion de pago: 30 dias
Linea 1: Filtro de aceite FO-3421 · 50 uds · $12.500 c/u = $625.000
Linea 2: Pastillas de freno PF-8802 · 20 uds · $45.000 c/u = $900.000
IVA (19%): $289.750 → Total OC: $1.814.750

Plantilla de Compra y Foresight

Una "planilla de compra" es el paso previo a generar una OC formal: aqui se decide que comprar y cuanto, ya sea a partir de una proyeccion de Foresight o directamente desde el historial de compras (Kardex).

Dos formas de crear una planilla

Desde una proyeccion Foresight

Al guardar una proyeccion se genera un codigo PRY-AAAA-NNN (ej. PRY-2026-004). Aparece como una "ficha" (chip) en la seccion de proyecciones recientes de Plantilla de Compra — clic ahi para retomarla.

Directo desde el Kardex

Sin pasar por Foresight: eliges un proveedor, ves su historial de compras y marcas las referencias a pedir. Al grabar se genera un codigo PC-AAAA-NNN.

Como confirmar y grabar una planilla

1

Abre la proyeccion o el Kardex

Desde el chip de "recientes" (PRY) o seleccionando proveedor en la pestania Kardex (PC).

2

Marca los items y ajusta cantidades

La columna "Sugerido" trae la cantidad que calculo el sistema; en "Confirmar" puedes cambiarla si sabes algo que el sistema no.

3

Clic en "Grabar Pedido"

Guarda las cantidades confirmadas. Si la planilla ya existia, el boton dice "Actualizar Pedido".

4

Descarga la carta de compra

PDF con el detalle de referencias y cantidades para enviar al proveedor. Disponible en espaniol, ingles y portugues.

Ciclo de vida de una planilla

Grabada

Recien guardada. Se puede modificar cantidades libremente.

Impresa

Pasa sola a este estado apenas ves la carta en PDF por primera vez. Aun editable.

Enviada

Marcada manualmente cuando ya enviaste la carta al proveedor por tu cuenta (el sistema no envia el correo).

Confirmada

El proveedor confirmo el pedido. Estado final: ya no se puede editar ni anular.

Una planilla se puede Anular en cualquier momento antes de llegar a Confirmada. Anulada tampoco se puede editar despues.

Foresight — Proyeccion de demanda

Herramienta que analiza el historial de ventas y stock para anticipar que vas a necesitar comprar proximamente.

Grafico de proyeccion

Linea naranja: demanda proyectada.
Linea roja: nivel minimo de stock.
Cuando la naranja cruza hacia abajo la roja = compra urgente.

Lista de productos sugeridos

Rojo: stock en riesgo inminente.
Amarillo: revisar esta semana.
Verde: niveles saludables.

Uso recomendado: revisa Foresight cada lunes, guarda la proyeccion (te da el codigo PRY) y desde Plantilla de Compra retomala para confirmar cantidades y grabar el pedido.

Reclamos — Registro y seguimiento

Un reclamo es una inconformidad formal de un cliente sobre un producto, pedido o servicio. El modulo permite registrarlos, seguirlos y cerrarlos.

Columnas de la lista de reclamos

Columna	Que significa?
Nº Reclamo	Codigo unico del caso. Generado automaticamente. Ej: RCL-2026-0089
Cliente	Empresa o persona que presento la inconformidad.
Tipo	Categoria: calidad, entrega tardia, cantidad incorrecta, facturacion, etc.
Estado	Abierto · En analisis · Resuelto · Cerrado.
Fecha apertura	Cuando se registro el reclamo.
Dias abierto	Cuantos dias sin resolverse. Numero rojo = lleva demasiado tiempo.

Como crear un nuevo reclamo

1

Clic en "Nuevo Reclamo"

Boton en la esquina superior derecha.

2

Busca y selecciona el cliente

Escribe nombre o NIT y selecciona de la lista. No escribas manualmente.

3

Asocia el documento

Si hay OC o factura relacionada, escribe el numero exacto. Ej: OC-2026-00132

4

Selecciona el tipo de reclamo

Usa el desplegable. Elige la opcion mas especifica, no "Otro" si hay una mejor.

5

Escribe la descripcion detallada

Que paso exactamente? Cuando? Cuantas unidades afectadas? Cual es el impacto para el cliente?

6

Adjunta evidencia

Fotos, PDF, correos. Arrastra los archivos al campo de adjuntos. Sin evidencia, el caso tarda mas.

7

Clic en "Crear Reclamo"

El numero de caso se genera automaticamente. Comunicaselo al cliente.

Ejemplo de reclamo bien diligenciado

Cliente: Taller Mecanico La Estrella — NIT 900.234.567-1
Documento: OC-2026-00132
Tipo: Calidad del producto
Descripcion: "Se recibieron 10 filtros FO-3421 el 30/05/2026. 3 unidades tienen rosca defectuosa y no ajustan al motor. Cliente no puede instalarlas. Solicita reposicion o nota credito."
Adjuntos: foto_defecto_filtro.jpg + remision_OC132.pdf

Sin descripcion detallada ni evidencia, el reclamo puede tardar semanas. Siempre incluye: fecha del incidente, cantidad afectada y soporte fotografico.

Modulo Cartera

Concentra todas las facturas pendientes de cobro. Es la herramienta principal del equipo de cobros.

Columnas de la tabla de cartera

Columna	Que significa?	Para que la uso?
Cliente	Empresa o persona que tiene deuda.	Identificar a quien contactar.
Zona	Zona comercial del cliente.	Organizar cobros por vendedor o region.
Nº Factura	Numero de la factura con saldo pendiente.	Relacionar con el documento fisico.
Fecha factura	Cuando se emitio la factura.	Calcular antiguedad de la deuda.
Fecha vence	Cuando debia pagar el cliente.	Saber si ya esta vencida.
Saldo pendiente	Lo que el cliente todavia debe pagar.	Monto exacto a cobrar.
Dias vencidos	Dias que lleva vencida sin pago.	Priorizar: mas dias = mas urgente.

Semaforo de riesgo

Verde — Vigente

Aun no ha vencido. El cliente esta dentro del plazo acordado. Sin accion urgente.

Amarillo — 1 a 30 dias

Recien vencida. Envia un recordatorio amable por correo o llamada.

Rojo — Mas de 30 dias

Alto riesgo. Gestion activa: llamadas, visita o bloqueo de nuevos despachos.

Como gestionar cobros

1

Filtra por tu zona

Si manejas una zona, seleccionala primero para ver solo tus clientes.

2

Ordena por "Dias vencidos" de mayor a menor

Clic en la columna. Las mas atrasadas quedan arriba. Empieza por ellas.

3

Clic en el cliente para ver todas sus facturas

Panel con el total de lo que debe y el detalle de cada factura.

4

Cuando el cliente pague, crea el RC

Ve a Recibos de Caja y registra el pago (ver seccion 7).

Cartera neta vs. recibos en tramite

El saldo de cartera que ves es contable menos los recibos que aun no llegaron a estado Impreso (Grabado, Pre-enviado, Enviado, Aprobado). Un recibo Impreso ya se considera pagado en firme; uno Anulado o Rechazado no descuenta nada de la cartera.

Como interpretar un registro

Lo que ves: Taller Mecanico La Estrella · Factura #1542 · Vencida 17/05/2026 · Saldo $2.500.000 · 15 dias vencida

Accion recomendada: llamada de cobro esta semana. Si no responde en 5 dias habiles, escalar a bloqueo.

Recibos de Caja — Registrar un pago

El RC es el documento que registra un pago recibido. Sin RC, la factura sigue apareciendo como pendiente aunque el cliente haya pagado.

Como crear un RC paso a paso

1

Recibos de Caja → "Nuevo Recibo"

Boton en la esquina superior derecha.

2

Busca y selecciona el cliente

Escribe nombre o NIT. Selecciona de la lista. Si eliges el cliente equivocado el RC quedara mal aplicado.

3

Elige la fecha del recibo

Debe ser la fecha real en que recibiste el pago. Tiene restriccion de dias habiles hacia atras.

4

Selecciona el medio de pago

Efectivo · Transferencia · Cheque · Otro. Debe coincidir con como pago realmente.

5

Ingresa el valor exacto

Sin puntos ni comas. Si recibiste $500.000 escribe: 500000

6

Marca las facturas a cruzar

El sistema muestra las facturas pendientes. Selecciona las que cubre este pago.

7

Revisa y guarda

Verifica: cliente correcto · fecha correcta · valor correcto · facturas cruzadas → Clic "Guardar Recibo".

Campos del formulario

Campo	Que escribir?	Ejemplo
Cliente Requerido	Busca y selecciona de la lista.	Taller Mecanico La Estrella
Fecha del recibo Requerido	Fecha real del pago. Con limite de dias habiles.	01/06/2026
Valor Requerido	Monto exacto en pesos, sin puntos ni comas.	500000
Medio de pago Requerido	Efectivo / Transferencia / Cheque / Otro	Transferencia
Nº transaccion Opcional	Codigo del banco si fue transferencia.	TRF-20260601-4478
Observaciones Opcional	Notas adicionales.	Pago parcial, resto el 15 junio

Estado del recibo

Elaborado / Enviado

Recien creado o en revision interna. Cuenta como "en tramite" para la cartera.

Impreso

Estado final — ya descuenta la cartera del cliente en firme.

Anulado / Rechazado

No cuenta ni como pagado ni como en tramite.

Regla de fechas — muy importante

Solo puedes registrar recibos hasta N dias habiles hacia atras (lunes a viernes, sin contar fines de semana).
Ejemplo: Hoy es lunes 1 de junio. Limite = 5 dias habiles. Contando: vie 30 mayo (1) · jue 29 (2) · mie 28 (3) · mar 27 (4) · lun 26 (5). Fecha minima = lunes 26 de mayo. Una fecha del 25 de mayo sera rechazada.

Debajo del campo de fecha veras: "Fecha minima: 26 de mayo · 5 dias habiles atras". Si intentas poner una fecha anterior aparece un error en rojo.

RC completo correctamente diligenciado

Cliente: Taller Mecanico La Estrella · NIT 900.234.567
Fecha: 01/06/2026 · Valor: 500000 · Medio: Transferencia
Nº transaccion: TRF-20260601-4478
Factura cruzada: #1542 (saldo $500.000) → queda en $0, deuda saldada

Pago parcial: si el cliente pago $300.000 de una factura de $500.000, registra el RC por 300000 y cruzalo a esa factura. Queda saldo de $200.000. Es normal.

Comisiones y calculo mensual

El modulo calcula cuanto gana cada asesor comercial por el recaudo real de cartera del mes: solo cuentan los recibos de caja que llegaron a estado Impreso, no facturas pendientes de pago.

Pantalla Comisiones — por asesor

Columna	Que significa?
Asesor	Comercial que registro los recibos (o "Sin asignar").
Zona	Zona comercial del asesor.
Base recaudada	Suma de los recibos Impresos del mes.
Comision total	Comision devengada sobre esa base.
Seguridad social / ReteICA	Descuentos aplicados con los porcentajes del anio cargados por Contabilidad.
Neto a pagar	Comision total menos seguridad social y ReteICA.

Pestania Auditoria — por factura

Detalle factura por factura: numero, asesor, zona, monto de la comision, valor de la factura y si tiene novedades (descuento, nota credito, retencion o ReteICA aplicados — vale la pena revisarla antes de aprobar el pago).

Calcular y cerrar el periodo

1

Ve a "Calculo Comisiones"

Selecciona mes, anio y opcionalmente zona.

2

Clic en "Calcular periodo"

Se puede repetir tantas veces como sea necesario mientras el periodo no este en firme.

3

Revisa la auditoria por factura

Confirma que no falten recibos ni haya novedades sin explicar.

4

Clic en "Marcar en firme"

Congela las cifras del mes. Accion irreversible: despues de esto no se puede recalcular.

Sin calcular

Aun no se ha corrido el calculo de ese mes.

Calculado

Tiene cifras, pero se puede volver a calcular si aparecen mas recibos Impresos.

En firme

Cerrado. Inmutable: ni recalculo ni edicion.

"Faltan parametros del anio en la configuracion": Contabilidad debe cargar el IBC base, el porcentaje de seguridad social y el de ReteICA de ese anio antes de poder calcular. Sin ellos el boton queda deshabilitado.

Por que mi comision no aparece? Revisa que el recibo de caja ya este en estado Impreso (ver seccion 7) y que la fecha de impresion caiga dentro del mes que estas consultando.

Consultar Productos

El catalogo completo de articulos de la empresa. Consulta caracteristicas tecnicas, precios y disponibilidad.

Como buscar un producto

1

Entra a "Productos"

Ves la tabla completa del catalogo.

2

Escribe en el buscador

Referencia exacta (FO-3421) o palabras clave ("filtro aceite"). Filtra en tiempo real.

3

Aplica filtros adicionales

Por linea (frenos, motor, suspension...) o disponibilidad de stock.

4

Clic en el producto

Abre la ficha tecnica completa.

Columnas principales

Columna	Que muestra?
Referencia	Codigo unico del producto. Ej: FO-3421. Usalo para crear OC y plantillas.
Descripcion	Nombre comercial del articulo.
Linea	Categoria: motor, frenos, suspension, carroceria, etc.
Precio lista	Precio estandar sin descuentos.
Stock	Unidades disponibles actualmente en bodega.

Imagen

Foto del producto para confirmacion visual.

Datos basicos

Referencia, descripcion, unidad de medida, peso, dimensiones.

Aplicaciones

Vehiculos y modelos compatibles. Ej: Toyota Corolla 2018-2023.

Stock actual

Unidades disponibles y ubicacion en bodega si esta configurada.

Tip: si no encuentras por referencia interna, busca por palabras de la descripcion. La referencia interna puede ser diferente al codigo OEM del fabricante.

Clientes — Lista y busqueda

El directorio de todos los clientes registrados. Busca aqui para ver la ficha o gestionar un cliente.

Columnas del directorio

Columna	Que muestra?
Razon social	Nombre legal o comercial. Ej: Taller Mecanico La Estrella S.A.S.
NIT	Numero de identificacion tributaria. Ej: 900.234.567-1.
Ciudad	Ciudad donde esta ubicado el cliente.
Zona	Zona comercial asignada (define que vendedor lo atiende).
Estado	Activo · Bloqueado · Inactivo.
Telefono	Numero de contacto principal.

Como buscar

Por nombre o NIT

Escribe en el buscador. Ej: "Estrella" o "900234". Filtra mientras escribes.

Por ciudad o zona

Desplegables para filtrar por ubicacion o vendedor asignado.

Por estado

Ver solo Activos, Bloqueados o Inactivos para gestionar cada grupo.

Estados del cliente

Activo

Vigente. Puede comprar, recibir despachos y tiene credito disponible.

Bloqueado

Con restricciones (generalmente por cartera vencida alta). No puede recibir nuevos despachos hasta regularizar.

Inactivo

Desactivado manualmente. No aparece en busquedas de ventas. Reactivable desde su ficha.

Para ver la ficha completa: clic en el nombre del cliente en la lista.

Ficha de Cliente — Ver y editar

Pantalla de detalle de un cliente especifico. Toda la informacion en un solo lugar.

Secciones de la ficha

Datos del cliente

Razon social, NIT.
Ciudad, zona, contacto principal.
Telefono, email, observaciones.

Panel lateral — Resumen

Estado actual.
Zona y ciudad.
Total cartera y cartera vencida.
Nº de direcciones.

Direcciones de entrega

Lista de domicilios registrados.
Agregar nuevas, editar, o marcar una como principal.

Panel de acciones

Editar cliente.
Guardar / cancelar cambios.
Ver cartera completa.
Activar / Desactivar cliente.

Como editar datos del cliente

1

Clic en "Editar cliente"

Los campos se vuelven editables. Aparece barra naranja indicando modo edicion.

2

Modifica lo que necesitas

Razon social, zona, ciudad, telefono, email, contacto, observaciones.

3

Ciudad — usa el buscador integrado

NO es texto libre. Haz clic → escribe las primeras letras → selecciona de la lista.

4

Guarda con "Guardar cambios"

O usa "Cancelar edicion" para descartar sin guardar nada.

Campo Ciudad — busqueda inteligente inline

1

Clic en el campo Ciudad

El texto actual queda seleccionado listo para reemplazarlo.

2

Escribe las primeras letras

"Mede" → aparece: Medellin, Medina... con el departamento al lado.

3

Navega con flechas arriba/abajo o el mouse

Las letras buscadas aparecen resaltadas en naranja en cada resultado.

4

Enter o clic para seleccionar

Escape cancela y vuelve al valor original.

Por que no texto libre en ciudad? Para mantener consistencia. "Bogota", "Bogota", "BOGOTA" son tres valores distintos para el sistema y rompen los reportes por ciudad. El combo garantiza un unico formato correcto.

Activar o desactivar un cliente

Estado actual	Boton visible	Que hace al confirmar?
Activo	Desactivar cliente	Pide seleccionar un motivo y desactiva al cliente.
Bloqueado	Reactivar cliente	Confirma y reactiva. El cliente puede volver a comprar.
Inactivo	Reactivar cliente	Confirma y vuelve a activar al cliente.

Atencion: desactivar puede impedir nuevos pedidos. Asegura autorizacion antes de hacerlo.

Importaciones masivas

Permite cargar en lote archivos de Excel/CSV en vez de digitar registro por registro: productos, precios y stock, propiedades adicionales, proveedores, clientes, ordenes de compra, cartera o imagenes.

Cada tipo de cargue requiere su propio permiso

No es un permiso unico de "Importaciones": cada tipo de cargue (productos, precios, proveedores, clientes, ordenes, cartera, imagenes) tiene su rol especifico. Si no ves habilitado un tipo, tu perfil no tiene ese permiso — pidelo a tu administrador.

Como hacer un cargue

1

Descarga la plantilla del tipo que necesitas

Seccion "Plantillas". Cada tipo de cargue tiene su propio formato de columnas.

2

Llena la plantilla sin cambiar los encabezados

Si renombras o borras columnas, el cargue va a fallar.

3

Ve al Asistente ("Wizard") y sube el archivo

Selecciona el tipo de cargue correspondiente antes de subir.

4

Revisa el resultado en "Estado del cargue"

Muestra cuantas filas se procesaron bien y cuales fallaron, con el motivo exacto por fila.

5

Corrige y vuelve a subir solo las filas con error

No hace falta repetir el archivo completo si la mayoria si quedo bien.

Historial de cargues

Lista de todos los cargues realizados: tipo, usuario, fecha, cuantas filas y su resultado. Util para auditar quien cargo que y cuando.

Un cargue mal hecho puede sobrescribir datos existentes. Si no estas seguro de un formato, prueba primero con un archivo pequenio (2-3 filas) antes de subir el archivo completo.

Reportes y exportacion

Genera informes consolidados para analisis gerencial, comites y auditorias. Exporta a PDF o Excel.

Tipos de reportes

Cartera

Estado de cartera por cliente, zona y antiguedad. Para comites de credito y cobro.

Recibos de Caja

Todos los pagos de un periodo. Para conciliar con extractos bancarios.

Ordenes de Compra

OC por proveedor, estado y periodo. Para control de gastos de compras.

Reclamos

Estadisticas de casos y tiempos de respuesta.

Como generar un reporte

1

Selecciona el tipo de reporte

Botones o pestanias en la pantalla de Reportes.

2

Define los filtros

El rango de fechas (Desde / Hasta) es obligatorio. Los demas son opcionales.

3

Clic en "Generar"

El reporte carga en pantalla. Puede tardar unos segundos con muchos datos.

4

Exporta si lo necesitas

"Excel" para .xlsx · "PDF" para imprimible.

Ejemplo — Cartera vencida para comite

Tipo: Cartera · Desde: 01/01/2026 · Hasta: 31/05/2026
Filtro: Solo vencida · Zona: Todas
Resultado: Lista de clientes con saldo vencido, de mayor a menor.
Exportar como: Cartera_Vencida_Mayo2026.xlsx

Buena practica: incluye las fechas en el nombre del archivo al guardar. Ej: Reporte_RC_Junio2026.xlsx.

Parametricas y Administracion

Solo para Administradores. Un cambio incorrecto aqui puede afectar el funcionamiento del sistema para todos los usuarios.

Parametricas — valores de configuracion global

Parametro	Que controla?	Valor tipico	Impacto si se cambia
DiasMinimosAtrasRecibos	Dias habiles hacia atras permitidos para crear RC.	5	Todos pueden registrar RC mas o menos dias atras.
DiasAvisoCobro	Dias de anticipacion para alertar vencimiento de factura.	3	Las alertas del Dashboard aparecen antes o despues.
LimiteCarteraBloqueo	Monto de cartera vencida que activa bloqueo automatico.	$500.000	Clientes se bloquean con mas o menos deuda.
Comisiones.<anio>.IbcBase	Porcentaje de la comision que constituye el IBC para ese anio.	40	Sin este valor no se puede calcular comisiones del anio.
Comisiones.<anio>.SeguridadSocialPct	Porcentaje de seguridad social sobre el IBC.	28.5	Afecta el neto a pagar de cada asesor.
Comisiones.<anio>.ReteIcaPct	Porcentaje de ReteICA sobre la comision.	0.66	Afecta el neto a pagar de cada asesor.
PurchaseFormLetterIntro_es/_en/_pt	Texto de introduccion de la carta de compra, uno por idioma.	—	Si falta, la carta simplemente no muestra ese parrafo.

Administracion de usuarios

Crear acceso

El empleado debe tener cuenta corporativa activa. El admin la vincula al sistema y asigna el rol correspondiente.

Roles disponibles

Financiero: Cartera y RC.
Comercial: OC, Clientes, Productos.
Gerencia: Todo el sistema, incluidas Comisiones.
Administrador: Usuarios y parametros.
Importaciones: un rol independiente por cada tipo de cargue (imp.productos, imp.precios, etc.).

Cuando un empleado se va

Desactiva su acceso el mismo dia. No lo elimines: mantener el historial de sus acciones.

Minimo privilegio: dale a cada usuario solo los permisos que necesita para su trabajo.

Mi Perfil, notificaciones y tema visual

Mi Perfil

Foto y datos personales

Tu foto, nombre y email vienen de tu cuenta corporativa de Microsoft. Si estan incorrectos, actualizalos en myaccount.microsoft.com, no aqui.

Zona asignada

La configura el administrador segun tu cargo. No puedes cambiarla tu mismo.

Contrasenia

No se gestiona aqui. Cambiala desde el portal de Microsoft o pide ayuda a sistemas.

Duracion de sesion

Si no hay actividad por tiempo prolongado, el sistema pedira autenticarte de nuevo por seguridad.

Cambiar tema visual (claro / oscuro)

1

Clic en tu foto/nombre

Se despliega el menu de usuario.

2

Seccion "Apariencia"

Veras: Modo claro y Modo oscuro.

3

Clic en el modo que prefieres

Aplica inmediatamente. Tu preferencia queda guardada para la proxima vez.

Tipos de notificaciones

Tipo	Color	Que significa?	Accion
Alerta critica	Rojo	Atencion inmediata. Ej: cliente bloqueado automaticamente.	Atender primero.
Advertencia	Amarillo	Revisar pronto. Ej: factura a 2 dias de vencer.	Revisar hoy.
Confirmacion	Verde	Accion realizada. Ej: "RC-2026-0289 guardado".	Solo informativo.
Informativa	Azul	Datos del sistema o actualizaciones.	Leer y cerrar.

Cerrar sesion correctamente

En equipos compartidos: SIEMPRE usa "Cerrar sesion" del menu de usuario. No solo cierres el navegador.

1

Clic en tu foto/nombre

Se abre el menu.

2

Clic en "Cerrar sesion"

Te desconecta de forma segura.

3

Cierra la pestania del navegador

Especialmente en computadores compartidos.

Glosario y reglas de oro

Glosario de terminos

Termino	Definicion simple
OC	Orden de Compra. Documento que aprueba una compra a un proveedor.
RC	Recibo de Caja. Registra un pago recibido de un cliente.
Cartera	Total de facturas pendientes de cobro de un cliente.
Cartera vencida	Facturas cuyo plazo de pago ya paso y el cliente no ha pagado.
Cruce de facturas	Aplicar un pago recibido a facturas especificas del cliente.
NIT	Numero de Identificacion Tributaria. Codigo unico de una empresa.
KPI	Indicador Clave. Numero que mide algo importante del negocio.
Foresight	Proyeccion de demanda futura basada en historial de ventas.
PRY-AAAA-NNN	Codigo de una planilla de compra generada desde una proyeccion Foresight guardada.
PC-AAAA-NNN	Codigo de una planilla de compra creada directo desde el Kardex, sin pasar por Foresight.
Planilla de compra	Borrador de pedido (referencias y cantidades) antes de convertirlo en OC formal. Pasa por los estados Grabada, Impresa, Enviada y Confirmada.
Carta de compra	PDF con el detalle de una planilla, para enviar al proveedor. Disponible en espaniol, ingles y portugues.
Periodo en firme	Mes de comisiones ya cerrado. Sus cifras quedan congeladas y no se pueden recalcular.
IBC	Ingreso Base de Cotizacion. Porcentaje de la comision sobre el cual se calculan los aportes.
Bloqueo de cliente	Restriccion que impide generar nuevos pedidos hasta regularizar.
Rol de usuario	Conjunto de permisos que define que puede ver y hacer cada usuario.
Dias habiles	Lunes a viernes exclusivamente. Sabados, domingos y festivos no cuentan.
Pago parcial	El cliente paga solo una parte de lo que debe. El saldo restante queda pendiente.
Dashboard	Panel de control principal. Resumen visual del estado del negocio.
Entra ID	Sistema de identidad corporativa de Microsoft que gestiona los accesos.

Las 10 reglas de oro del sistema

1

Cierra sesion siempre al terminar

Protege la informacion de la empresa y tus companeros.

2

Verifica TODOS los campos antes de guardar

Lee el formulario completo antes de hacer clic en Guardar. Algunas acciones no se pueden deshacer.

3

En campos con lista, selecciona; nunca escribas a mano

Ciudad, Proveedor, Cliente, Tipo de reclamo, Medio de pago.

4

Registra los RC el mismo dia del pago

No acumules recibos. La cartera se desactualiza y causa confusion.

5

Adjunta siempre evidencia a los reclamos

Sin foto ni soporte, el caso puede tardar semanas mas.

6

Revisa el Dashboard cada maniana

Menos de 5 minutos y tienes todo lo urgente del dia en un vistazo.

7

Nunca compartas usuario ni contrasenia

Cada accion queda con tu nombre. Si prestas el acceso y hay un error, es tu responsabilidad.

8

Si algo falla, toma captura antes de cerrar

Anota que hacías, que paso y reporta con la captura al soporte.

9

Usa Ctrl+K para navegar rapido

Mas rapido que buscar en el sidebar cuando sabes a donde ir.

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Si no ves un modulo, pide el permiso por el canal correcto

Los controles de acceso protegen informacion sensible de la empresa.

Dudas o encontraste un error? Reporta incluyendo: (1) modulo, (2) pasos exactos, (3) mensaje de error exacto, (4) captura de pantalla. Con eso se resuelve mucho mas rapido.